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王涛:谈谈会展信息化与业务流程优化

2017-08-14 10:48 来源:中国经济商务网 浏览:

  随着“互联网+”的不断发展,会展企业也意识到信息化建设的重要性。然而,我们发现,有部分会展企业对信息化的认识仍停留在购买哪一家公司软件的基础上,这是值得会展业内深思的一个问题。借此,笔者想谈谈会展企业究竟应该如何处理信息化问题,意在抛砖引玉,引发会展业内的探讨。

  首先,应清楚两个必要的概念。

  第一,什么是企业信息化管理。信息化管理是企业以增强核心

  竞争力为目标,在一定深度和广度上利用计算机、网络和数据库技术,控制和集成化管理企业生产经营活动中的所有信息,实现企业内外部信息的共享和有效利用,以提高企业的经济效益和市场竞争能力。

  第二,什么是企业业务流程优化。所谓企业业务流程优化是指通过不断发展、完善、优化业务流程,从而保持企业竞争优势的策略。在流程的设计和实施过程中,要对流程进行不断改进,以期取得最佳效果。企业业务流程优化以提高组织运作效率,降低整体运营成本,打破部门间壁垒,增强横向协作,管理层能够有效地监督和控制企业的整体运作,确保公司策略得以有效地执行,从而支撑战略目标的实现。

  从表面上看,业务流程优化与

  信息系统实施似乎并不相关,业务流程关注的是管理理论与实践,而信息化管理实施则关注技术应用的手段。实施信息系统未必要进行业务流程优化,进行业务流程优化似乎也可以不采用信息系统。但事实上,脱离了业务流程优化的信息系统实施,是造成企业信息化失败的原因之一。

  笔者认为,会展企业信息化和业务流程优化之间的关联有三点:

  首先,会展企业应以业务流程优化为体,以信息系统建设为用。借用张之洞“中学为体,西学为用”,来说明这两者之间的关系,体用本是一,并无二。会展企业以优化和重组业务流程、提升未来核心竞争能力为根本,去适应未来市场所需,信息化系统建设只是为实现企业核

  心能力所购买的“坚船利炮”。如在一些传统会展企业中,多项目的部门交叉管理方式,某种程度上可能已经阻碍了企业的快速发展。那么,在会展信息化实施的过程中,若不借机改进项目管理流程,笔者以为,即使进行信息化实施,也未必能适应未来竞争所需。

  其次,会展企业信息化并不是对信息技术的简单应用。

  早期的会展信息化,谈的最多的就是无纸化办公,为信息化而信息化。我们常常发现一种现象,即企业购买一套软件之后,发现报表比以前更多了,效率比以前更低了,同事们怨声载道,最终不得不将软件束之高阁,又恢复到当初的手工工作。

  追问这一现象的根本原因,是软件供应商仅仅把手工报表变成电

  子化,原本要填的一样没少填,未能为会展企业提供更多适用的管理方案。优秀的软件供应商不仅仅是帮助会展企业实施信息技术的应用,更高的要求是对会展企业管理的知识转移,通过信息化实施来协助用户进行管理流程的优化和改造。

  再次,会展企业信息化应与业务流程的优化紧密结合,高度集成,分步实施。

  需要明确的是,只有将会展企业的业务流程优化,融入到管理软件解决方案之中,才是最佳应用实践。但每一家会展企业的业务流程和管理模式不尽相同,如何做到统一的实施和管理?笔者的建议是,只有将会展企业管理所需解决方案模块化,才能构建有效的集成管理应用。比如从项目创建、客户资源、销售管理、运营

  管理、服务商及媒体、内部协作管理、外部访问平台、财务管理、供应链管理,以及新媒体应用等。前提需将会展信息系统模块化,在实施过程中,依据企业的经营规模、组织架构、信息化程度,以及未来发展需求等,组合成不同的解决方案,才能有效保证信息化的实施。

  当然,业务流程优化是个不断循环改进的过程,并不是一步到位的。因此,技术服务商也需要不断优化和重构产品,才能打造适应展览企业未来所需的高效信息系统。

  (作者系上海联展软件技术有限公司总经理)

(责任编辑 :徐晶慧)

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